Procesos de onboarding gamificado

Cada vez nos encontramos con más demandas de diferentes empresas que nos piden Apps para sus programas de bienvenida y formación para aquellos nuevos empleados que llegan a sus compañías.

Es cierto que el periodo de adaptación de un trabajador hasta que llega a ser productivo es importante, podemos entender que el primer mes es básicamente de contacto con el nuevo entorno y ahí se encuentra el nuevo empleado bastante desorientado, pero es que dependiendo del puesto y requerimientos podemos hablar de 6 meses a un año hasta lograr que un empleado se sienta cómodo y seguro en su nuevo puesto de trabajo.

Es por esto que las empresas, cada vez más, ven necesario un apoyo a estos nuevos empleados, para que conozcan la empresa, sus dinámicas, oportunidades, puedan encontrar valores en la misma que puedan coincidir con los suyos y en definitiva lograr que ese periodo de adaptación disminuya y que durante el mismo se logre un mayor conocimiento sobre la empresa.

Uno puede pensar “¿Y no es obligación del nuevo empleado adaptarse al puesto e investigar sobre las dinámicas de la empresa?” Efectivamente esa proactividad es muy valorable y sobre ello hablan en este post de Eroski.

Si bien está claro que la actitud de nuestro nuevo trabajador es esencial y eso es algo que se deberá haber evaluado en las entrevistas previas a su incorporación, también es cierto que una guía siempre es necesaria para ayudar a ese proceso de incorporación.

¿Cómo realizamos este proceso entonces? La verdad es que hasta ahora, salvo honrosas excepciones el empleado se encontraba bastante solo en su puesto, con ayuda (no siempre) de la persona a la que iba a sustituir, el apoyo de su jefe si estaba disponible y de algún compañero más o menos dispuesto a resolverle las dudas. Esto es un problema importante ya que los compañeros suelen tener una carga grande de trabajo y apenas pueden dedicarte tiempo para formarte de manera correcta, sin contar que el que forme al nuevo trabajador quizás no tenga las herramientas suficientes para formar a alguien y lo haga pasando sus malos hábitos o dinámicas erróneas al desafortunado novato.

La otra cuestión es que el nuevo empleado investigue en la web de la empresa, pregunte a sus compañeros, etc. Pero esto no es tampoco fácil, ni muy motivador. Si después de las 8 horas en el puesto aprendiendo a manejarse en el mismo, le  pedimos que se enganche a la web corporativa y dedique un tiempo precioso a leer infinitos PDFs con contenido legal y normativo de la empresa, lo normal es que no lo lea o si lo hace lo haga de manera transversal, así que al final no logra encontrar las respuestas que estaba buscando.

Todos estos problemas se solucionan en gran parte cuando se crea un programa de Bienvenida, pero esto lleva un coste asociado importante, por lo tanto todos aquellos mecanismos que logren un mejor acceso a los empleados, que genere menos trabajo a los formadores o personal de apoyo y que puedan en cierta forma automatizarse serán un gran valor.

Aquí es donde entramos en una App o web de apoyo al programa de bienvenida, Y ¿Por qué usar una App y además gamificada? Pues por diferentes razones, pero en especial para que nos ayude en diferentes puntos.

• Lograr que la gran mayoría de los empleados la usen. 
  • Al ser una App el acceso es en cualquier momento y lugar.
  •  Al ser un interfaz agradable con dinámicas de juegos invitas a los usuarios a usarla.
• Quitar carga sobre los formadores.
  • Con una App quitas el nivel de atención que requiere la formación presencial.
  • Con los sistemas de recompensas (medallas y puntos) logras que los usuarios realicen un esfuerzo mayor.
• Introducir perlas de información.
  • Nos da la oportunidad de introducir perlas de información fundamental según navegamos por las diferentes áreas de la App, podemos introducir contenidos que creemos de vital importancia sobre la empresa y presentarlos de manera más atractiva (información en cascada) dentro de la aplicación de lo que nos resultaría pasándoles un PDF o un enlace a la web corporativa.
• Generar dinámicas de trabajo casual.
  • Introduciendo diferentes herramientas como los Quiz, misiones sencillas, pequeños “exámenes” dentro de la aplicación, etc. Logramos que el usuario trabaje sobre los contenidos que creemos necesarios.
• Indicar las acciones que deseamos en los nuevos empleados
  • Mediante el sistema de misiones y los badges le indicamos al empleado lo que esperamos de ellos, cuanto más personalizada sea la aplicación, más específico a cada necesidad por puesto, podremos definir más las capacidades que requiere que tenga cada empleado y fomentar que se trabajen con la aplicación.
• Abrir la posibilidad a futuras formaciones en esta línea.
  • Al entrar ya el empleado con una herramienta gamificada para la formación, es fácil que se muestre proactivo a futuras formaciones utilizando este sistema que es algo que cada vez se está fomentando en más empresas.

Estos puntos son solo una muestra de las ventajas que aporta una App gamificada como herramienta de apoyo a un plan de bienvenida. Creo que merece la pena tenerlas en cuenta ya que puede aportar un valor a cualquier empresa.

Hay que tener en cuenta también que como comentó Pete Jenkins en las GWC2016 nos encontramos con un problema cuando el que te tiene que formar no tiene tiempo de hacerlo. Una App puede ayudar, pero es necesario un guía para estos nuevos valores que han entrado en nuestra empresa.

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Gamified onboarding procedures.

More and more often companies ask us to do Apps for their Onboarding programs and training of their new employees. The truth is that a worker needs a period of time to become productive. The first month is basically a period of contact with the new environment and there the new employee is rather disoriented. Depending on the position and requirements we can talk about 6 months to a year until an employee feels comfortable and secure in his new job.

This is the reason why increasingly companies try to help their new employees to allow them to know the company, its dynamics, opportunities and help them to find some values in the company that can match their values and finally make the period of adaptation being lower and that during it the newbies could obtain more knowledge about the company.

One can think ‘Is it not the newbie obligation to fit into the position and try to understand the enterprise dynamics?’ and is true that being proactive is mandatory, Eroski talks about it here.

It is clear that the attitude of our new workers is essential and it is something that should have been evaluated in the interviews prior to their incorporation, but it is also true that a guide is always necessary to help this incorporation process.

How do we do this process? Till now, ‘save exceptions’, the employee was quite lonely in his position, with some help (not always) from the person he was going to replace, a mate more or less willing to help and the supervision of his boss. This is an important problem since peers usually have a large workload and they can hardly devote time to train someone correctly, not to mention that the ‘trainer’ may not have the tools to train someone properly and he can share his bad habits or wrong dynamics with the unfortunate novice.

Another Way is that the employee investigate the company’s website, ask colleagues, etc. But this way it is neither easy nor very motivating. If after their 8 hours trying to handle his work, you ask someone to go to the company web to read never-endings PDFs with legal issue related with the company, it is quite normal that he will not do it or he will do cross-reading, so at the very end he will not find the answers he was looking for.

All these problems are largely solved when a Welcome programme is created, but this has a significant associated cost, therefore all those tools that could achieve better access to employees, that could generate less work for trainers or support staff and that could be somehow automated, would be a great value for the company and the employee.

Now I will talk about an App or web to help the onboarding programs at companies. Why using an App for this issue and even more a gamified one? There are different reasons, but especially it will help us with different points.

• Makes, the most of, your employees to use it.
  • Due it s an App it is available anytime, anywhere.
  • Due it has a nice interface with dynamics from games, it is attractive to users.

• Remove the burden on the instructors.
  • With an App you remove the level of attention that requires the face-to-face training.
  • With the rewards systems (medals and points) you make the users more prone to do a greater effort.

• Introduce small pieces of informations.
  • It allow us to introduce small pieces of information while we are searching the App. We can add important information from the company and show it in an more attractive way (cascading information) than if you give them a PDF or a link to the corporate web.

• Generate casual work dynamics.
  • Introducing into the app different tools like Quiz, simple missions, small «exams», etc. We make the users to work on the contents that we think are necessary.

• Showing the actions we want from our new employees.
  • Through the missions and badges we tell the employees what we expect from them, the more personalized the application and the more specific to each need per job, we will be able to define the skills we need from our employees and make them to work with the App

• Open the possibility to future formations in the same line.
  • When the new employee enters the company with a formation gamified tool, he will be more prone to use again another similar platform for the future formations.

These points are just a sample of the advantages that a gamified App could do to help an onboarding programme. I really think it is worth bearing them in mind to bring value to any company.

I would like to mention that as commented Pete Jenkins at GWC2016 se have a problem when the one, who has to train you, does not have the time to do it. An App can help, but you need a guide for these new values that have come into our company.